Personuppgiftsbiträdesavtal

Parter och bakgrund

Avtalet ingås mellan den eller de personer som köpt en bröllopssida ("den ansvarige", ni) och [BOLAGSNAMN], organisationsnummer [ORGANISATIONSNUMMER] ("biträdet", vi). Det är en del av de allmänna villkoren och gäller lika länge som de. Godkännandet sker i köpflödet och sparas med tidpunkt.

Ni är personuppgiftsansvariga för era gästers uppgifter enligt artikel 4.7 i dataskyddsförordningen (GDPR), eftersom det är ni som bestämmer vilka gäster som bjuds in och vad ni vill veta av dem. Vi är personuppgiftsbiträde enligt artikel 4.8, eftersom vi lagrar och visar uppgifterna åt er. Det här avtalet uppfyller kraven i artikel 28.3.

Behandlingens omfattning

• Föremål: att ta emot, lagra, visa och exportera gästernas OSA-svar på er bröllopssida, och att skicka de bekräftelser och notiser som hör till.
• Ändamål: att ni ska veta vilka gäster som kommer, till vilka delar av dagen, med vilka bussar, och vad de kan äta.
• Art: insamling via formulär, lagring i databas, visning i er adminvy, export till CSV och JSON, utskick av e-post, anonymisering och radering.
• Varaktighet: från det att sidan skapas till dess att uppgifterna raderats enligt tidslinjen i avsnittet om avtalets upphörande.

Uppgifter och registrerade

Registrerade är era gäster, det vill säga de personer ni bjuder in och de som svarar för ett hushåll.

Personuppgifter som behandlas är:

• namn på den som svarar och på varje gäst i hushållet,
• e-postadress till den som svarar, om den lämnas,
• om varje gäst kommer eller inte, till vilka platser och med vilka avgångar,
• uppgifter om allergier och specialkost, om de lämnas,
• ett fritt meddelande till er, om det lämnas,
• tidpunkt för svaret och tekniska uppgifter för skräppostskydd, som inte kopplas till svaret.

Uppgifter om allergier och specialkost är hälsouppgifter enligt artikel 9. De behandlas med gästens uttryckliga samtycke, som inhämtas i formuläret med den text vi tillhandahåller. Inga andra särskilda kategorier av uppgifter ska samlas in via sidan, och ni får inte använda fritextfälten till det.

Biträdets skyldigheter

Vi ska:

1. bara behandla uppgifterna enligt era dokumenterade instruktioner, som är detta avtal, de allmänna villkoren och de inställningar ni gör i admin; behöver vi behandla dem på annat sätt på grund av lag informerar vi er innan, om lagen tillåter det,
2. meddela er om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddslagstiftningen,
3. se till att de personer som har tillgång till uppgifterna omfattas av sekretess och bara har tillgång i den mån de behöver det för att sköta tjänsten eller hjälpa er med support,
4. vidta de säkerhetsåtgärder som beskrivs i nästa avsnitt,
5. hjälpa er att svara gäster som utövar sina rättigheter, genom att ni själva kan se, rätta, exportera och radera svar i admin, och genom att vi hjälper till med det som inte går där,
6. hjälpa er med er skyldighet att anmäla incidenter, göra konsekvensbedömningar och samråda med Integritetsskyddsmyndigheten, i den mån det rör uppgifter hos oss,
7. radera eller återlämna uppgifterna när behandlingen är klar, enligt avsnittet om avtalets upphörande,
8. ge er den information som behövs för att visa att vi följer artikel 28, och medverka till granskning enligt avsnittet om övrigt.

Säkerhet

Vi skyddar uppgifterna med tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32, bland annat:

• lagring i en databas i Stockholm med kryptering både under överföring och i vila, och dagliga säkerhetskopior i samma region,
• åtkomstkontroll på radnivå i databasen, så att varje par bara kan nå sin egen sidas uppgifter, med automatiska tester som verifierar att ingen sida kan läsa en annans data,
• skrivningar till databasen enbart via våra serverfunktioner efter validering, aldrig direkt från besökarens webbläsare,
• inloggning med lösenord eller engångslänk, och möjlighet för er att bjuda in er partner som medredaktör i stället för att dela inloggning,
• loggning av åtkomst och fel utan att innehållet i gästsvar hamnar i loggar eller felrapporter,
• minimering: fältet för kost är frivilligt, begränsat i längd och exporteras separat från övriga uppgifter,
• automatisk anonymisering och radering enligt tidslinjen nedan, så att uppgifter inte ligger kvar längre än nödvändigt.

Personuppgiftsincidenter

Upptäcker vi en personuppgiftsincident som rör era gästers uppgifter, till exempel att någon obehörig kommit åt dem eller att de gått förlorade, meddelar vi er utan onödigt dröjsmål och senast inom 48 timmar från upptäckten, till den e-postadress som finns på ert konto. Meddelandet beskriver vad som hänt, vilka uppgifter och hur många gäster som berörs, vilka konsekvenser det kan få och vad vi gjort. Ni avgör om incidenten ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar, och vi hjälper er med underlaget.

Underbiträden

Ni ger oss ett allmänt godkännande att använda underbiträden för driften. De som används när avtalet ingås är:

Vi har avtal med varje underbiträde som ger minst samma skydd som detta avtal, och vi ansvarar mot er för deras arbete. Vill vi byta eller lägga till ett underbiträde meddelar vi er via e-post minst 14 dagar i förväg. Har ni sakliga skäl att invända kan ni göra det inom den tiden; kommer vi inte överens får ni säga upp sidan och få tillbaka betalningen för återstående hostingtid.

Gästernas svar lagras alltid inom EU/EES. När ett underbiträde är ett bolag utanför EU/EES sker eventuell överföring med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett giltigt beslut om adekvat skyddsnivå, som anges i tabellen.

Den ansvariges skyldigheter

Ni ska:

• ha rättslig grund för att hantera era gästers uppgifter; för namn och svar är det ert berättigade intresse av att planera bröllopet, för kostuppgifter gästens uttryckliga samtycke i formuläret,
• informera gästerna om hur uppgifterna hanteras, vilket sker genom den integritetstext som visas i OSA-formuläret och som ni inte får ta bort,
• bara samla in det ni behöver, och inte använda fritextfälten till att fråga efter annat än kost och allergier,
• hantera exporterade listor med omsorg, till exempel dela allergilistan med cateringen och inte sprida den vidare, och radera kopior efter bröllopet,
• svara på gäster som vill se, rätta eller ta bort sitt svar, med hjälp av admin eller av oss.

När avtalet upphör

Behandlingen avslutas enligt en fast tidslinje räknad från bröllopsdagen, som ni ser i admin:

• 3 månader efter bröllopet arkiveras sidan och OSA stängs. Ni kan fortfarande logga in och exportera gästlistan som CSV och hela sidan som JSON.
• 6 månader efter bröllopet anonymiseras svaren: namn, e-postadresser, kostuppgifter och meddelanden tas bort och bara antal blir kvar.
• 12 månader efter bröllopet raderas allt, och inom ytterligare 30 dagar även ur säkerhetskopior.

Ni kan när som helst begära att uppgifterna raderas tidigare, eller radera dem själva i admin. Vi behåller inga kopior utöver vad lagen kräver av oss. Tidslinjen påverkas inte av att ni förlänger hostingtiden för sidan i sig.

Övrigt

Granskning. Ni har rätt att en gång per år begära en skriftlig redogörelse för hur vi uppfyller avtalet, och att vid välgrundad misstanke om brister låta en oberoende granskare kontrollera det, på egen bekostnad och med rimligt varsel.

Ansvar. Vardera parten ansvarar för sina skyldigheter enligt dataskyddsförordningen. Vårt ansvar mot er följer de allmänna villkoren, med de undantag lagen anger.

Ändringar. Vi kan uppdatera avtalet när lagstiftning eller tjänsten ändras. Ändringar meddelas via e-post minst 30 dagar innan de börjar gälla. Den gällande versionen finns alltid på den här sidan, med datum.

Lag. Svensk lag gäller. Vid motstridighet mellan detta avtal och de allmänna villkoren gäller detta avtal i frågor som rör personuppgifter.

[BOLAGSNAMN]
[POSTADRESS]
[E-POST]